Hasta adayı ve iletişim
Telefon, web, e-posta ve uygun mesaj kanallarındaki talepleri kaynak, konu, sorumlu ve sonraki adımla izleyin.
Klinik ve Randevu CRM; web, telefon, WhatsApp ve diğer izinli kanallardan gelen talepleri hasta/danışan kaydıyla eşleştirir; uygun hekim, hizmet, şube ve kaynak için randevu oluşturur. Ön görüşme, hatırlatma, onam/belge, plan, ödeme, kontrol randevusu ve iletişim geçmişi yetkiye uygun biçimde izlenir.
Klinik ve Randevu CRM, özel kliniklerin hasta adayı iletişimini, randevu planını, ön görüşmeyi, hizmet sürecini, belge/onam görevlerini, ödeme planını ve takip iletişimini tek müşteri/hasta zaman çizgisinde yöneten sektörel iş yazılımıdır.
Bu çözüm hekim kararının, tıbbi tanının veya zorunlu sağlık bilgi sistemlerinin yerine geçmez. Klinik operasyonu ve izinli hasta iletişimini düzenler; klinik ihtiyaç duyarsa yetkili sağlık sistemleriyle kapsamı ve mevzuatı değerlendirilmiş entegrasyonlar kurulabilir.
Sağlık dışındaki genel hizmet randevuları için Randevu ve Rezervasyon CRM sayfasını inceleyebilirsiniz.
Web formu ayrı tabloda, WhatsApp yazışması kişisel telefonda, telefon notu kâğıtta ve hekim takvimi farklı uygulamada kaldığında aynı hasta adayı birkaç kez aranabilir veya hiç aranmayabilir. Yanlış süre, şube, oda ya da uzman seçimi takvim çakışmasına yol açabilir.
Randevu alınsa bile hazırlık bilgisi, belge, onam, ödeme veya kontrol planı unutulabilir. Yönetim hangi talep kaynağının uygun randevuya dönüştüğünü, iptal/no-show nedenini ve yoğunluğu güvenilir biçimde ölçemez. Hassas verinin gereksiz kullanıcılarca görülmesi ayrıca ciddi bir risk oluşturur.
Danışma ekibi randevunun onay, bekleme, görüşme, işlem veya kontrol durumunu görür. Hekim kendi programına ve gerekli bilgiye; yönetici ise kapasite, geri dönüş ve operasyon göstergelerine yetkisi kapsamında ulaşır.
Modüller klinik branşı, hizmet modeli, hekim/uzman, şube, oda/cihaz, görüşme, işlem ve mevcut sağlık yazılımı yapısına göre uyarlanır.
Telefon, web, e-posta ve uygun mesaj kanallarındaki talepleri kaynak, konu, sorumlu ve sonraki adımla izleyin.
Hekim, uzman, şube, oda, cihaz, süre ve hizmet koşullarını birlikte kontrol ederek uygun randevuyu bulun.
Talebin amacını, uygun branşı ve gerekli hazırlık bilgisini tanımlı formla toplayıp yetkili ekibe yönlendirin.
İzin, kanal ve randevu türüne göre hatırlatma gönderin; onay, iptal, erteleme ve geri arama sonucunu kaydedin.
Gerekli belge, bilgilendirme ve onam adımlarını hizmete göre hazırlayın; tamamlanma ve sürüm bilgisini izleyin.
Hizmet planı, paket, seans, tahsilat, kalan tutar ve ödeme görevini muhasebe entegrasyonuyla ilişkilendirin.
Hekim/uzman kararına göre kontrol zamanı, iletişim görevi ve sonraki randevu ihtiyacını sistematik biçimde takip edin.
Şube, hekim, danışma, koordinatör ve yönetim rollerini ayrı takvim ve veri erişimiyle yönetin.
Talep, geri dönüş, randevu, doluluk, iptal/no-show, kaynak, hizmet ve takip göstergelerini ölçün.
İlk sorudan kontrol randevusuna kadar her aşama farklı bilgi, görev, yetki ve iletişim gerektirir. Klinik CRM bu adımları kişiselleştirilmiş fakat ölçülebilir bir akışta tutar.
Değer yalnızca takvimi doldurmak değildir. Hastanın/danışanın doğru bilgiyle karşılanması, ekibin hazırlıklı olması ve hassas verinin kontrollü kullanılmasıdır.
Özel muayenehaneler, tıp merkezleri, diş klinikleri, psikoloji ve danışmanlık merkezleri, fizik tedavi merkezleri, estetik/plastik cerrahi klinikleri, saç ekim merkezleri, beslenme/diyet danışmanlığı ve çok branşlı özel sağlık kuruluşları kendi operasyon kapsamlarına göre kullanabilir.
Her branşın randevu süresi, kaynak ihtiyacı, iletişim dili ve belge süreci farklıdır. Hazır bir paket herkese aynı alanları dayatmamalıdır. Turkuvazsoft çözümü kliniğin gerçek hizmet akışına, mevcut sistemlerine ve yetki modeline göre uyarlar.
Hasta adayı web sitesinden hizmet hakkında bilgi talep eder. Form kaynağı, ilgili hizmet ve izin bilgisiyle CRM'e gelir. Danışma ekibi tanımlı süre içinde arar; yalnızca gerekli ön bilgileri toplar ve tıbbi değerlendirme gerektiren konuları yetkili sağlık profesyoneline yönlendirir.
Uygun branş, hekim, şube, süre ve kaynak seçilerek randevu oluşturulur. Hasta/danışana tarih, konum, hazırlık bilgisi ve gerekli belgeler izin verilen kanaldan iletilir. Hatırlatma sonrasında onay, erteleme veya iptal yanıtı takvime işlenir ve boşalan kapasite yeniden değerlendirilebilir.
Görüşme sonrasında yetkili kullanıcı plan, kontrol zamanı ve operasyonel görevleri kaydeder. Gerekli onam/belge sürümleri tamamlanır; ödeme planı finans süreciyle ilişkilendirilir. Kontrol zamanı yaklaşınca kişiye ve hizmete uygun iletişim görevi oluşur.
Bilgi talep eden herkes hemen hasta kaydı olarak değerlendirilmemelidir. Hasta adayı talep kaynağı, iletişim izni, ilgilendiği hizmet, sorumlu ve geri dönüş aşamasıyla izlenir. Randevu ve hizmet ilişkisi oluştuğunda gerekli veri, yetki ve saklama kurallarıyla hasta/danışan profiline dönüşebilir.
Mükerrer telefon veya e-posta uyarıları aynı kişiye farklı kayıtlar açılmasını azaltır. Ancak aile üyeleri veya ortak iletişim bilgisi kullanılan durumlarda kullanıcı doğrulaması gerekir. Kimlik ve sağlık verisi yalnızca amaç için zorunlu olduğunda ve yetkili süreçte toplanmalıdır.
Telefon görüşmesi kullanıcı notuyla, web formu kaynak parametreleriyle, e-posta ve yetkili WhatsApp entegrasyonu zaman çizgisiyle ilişkilendirilebilir. Sosyal medya reklamından gelen form talepleri kampanya ve içerik bağlamıyla CRM'e alınabilir.
Her kanalın API, izin, saklama ve kullanım koşulları ayrı değerlendirilir. Kişisel hesaplardan kontrolsüz veri kopyalama yapılmaz. Aynı talep farklı kanaldan geldiğinde mevcut kayıt önerilir; kullanıcı ilişkilendirmeyi doğrular. İletişim tercihleri ve vazgeçme talepleri merkezi olarak uygulanır.
Randevu yalnızca hekimin boş saatine göre verilmez. Hizmetin süresi, randevu öncesi/sonrası tampon zamanı, gerekli oda, cihaz, yardımcı personel, şube ve çalışma kuralı birlikte kontrol edilir. Aynı kaynak iki randevuya ayrılamaz.
Hekim çalışma planı, izin, toplantı, ameliyat veya dış görev nedeniyle değiştiğinde etkilenen randevular görünür olur. Yetkili kullanıcı yeni zaman önerir ve iletişim sonucunu kaydeder. Takvim görünümü günlük, haftalık, hekim, oda veya şube bazında düzenlenebilir.
Online randevu ekranı yalnızca gerçekten açılabilen hizmet, hekim, şube ve saatleri göstermelidir. Yeni hasta, kontrol, işlem veya ön görüşme için farklı süre ve kurallar uygulanabilir. Belirli randevular danışma onayı olmadan kesinleşmeyebilir.
Minimum hazırlık süresi, maksimum ileri tarih, günlük kapasite, yaş veya hizmet koşulu gibi kurallar açık ve ayrımcılığa yol açmayacak biçimde tanımlanır. Kişi takvimde gereksiz kişisel bilgi görmez. Bot ve kötüye kullanım önlemleri, doğrulama ve oran sınırlama uygulanabilir.
Danışma ekibi için sorulacak operasyonel sorular branşa göre tanımlanır. Talebin amacı, tercih edilen şube/zaman, önceki iletişim ve gerekli yönlendirme bilgisi toplanır. Tanı, tedavi kararı veya tıbbi tavsiye yetkisiz kullanıcı tarafından verilmez.
Kritik veya tıbbi değerlendirme gerektiren ifadeler tanımlı eskalasyonla sağlık profesyoneline yönlendirilir. Görüşme sonucu randevu, geri arama, bilgi gönderimi veya uygun olmayan talep olarak gerekçeli biçimde kaydedilir. İletişim metinleri klinik ve hukuk onayından geçirilebilir.
Hatırlatma zamanı randevu türüne, hazırlık gereksinimine ve kanal tercihine göre belirlenir. Mesajda kişisel/sağlık verisi gereğinden fazla paylaşılmaz. Onay, iptal veya erteleme yanıtı takvimi günceller; danışma ekibine gerektiğinde görev açılır.
Randevuya gelmeme nedeni ulaşamama, unutma, ulaşım, zaman, ücret, sağlık durumu veya başka uygun kategorilerle kaydedilebilir. Amaç kişiyi suçlamak değil, planlama ve iletişim sorununu anlamaktır. Tekrar eden no-show için ön ödeme veya farklı onay kuralı klinik politikasına göre uygulanabilir.
Hekim veya yetkili uzmanın kararı doğrultusunda oluşturulan hizmet planı; işlem, seans, kontrol, önerilen tarih, sorumlu ve durum bilgisiyle operasyon ekibine yansıtılabilir. CRM klinik kararı üretmez, kararın uygulanacak görevlerini düzenler.
Paket içinde kullanılan ve kalan haklar, geçerlilik, iptal/erteleme ve ücret koşulları açık tutulur. Plan değişikliği sürümlenir; kim tarafından ve hangi gerekçeyle değiştirildiği loglanır. Tıbbi kaydın ana kaynağı ayrı sistemse CRM yalnızca izin verilen operasyon özetini kullanır.
Hizmet türüne göre hangi bilgilendirme ve onam belgelerinin, hangi sürüm ve dilde, hangi aşamada tamamlanacağı tanımlanır. Belgenin gönderildi, görüntülendi, imzalandı veya eksik durumu görev olarak izlenir.
Elektronik imza veya onamın hukuki geçerliliği, kimlik doğrulama ve saklama yöntemi ilgili mevzuat ve hukuk danışmanıyla değerlendirilir. Eski belge sürümü sonradan değiştirilmez; yeni sürüm yeni tarih ve referansla kullanılır. Dosya erişimi kullanıcı rolü ve kayıt kapsamıyla sınırlandırılır.
Kontrol gereksinimi sağlık profesyoneli tarafından belirlenir. CRM önerilen tarih aralığı, sorumlu, iletişim görevi ve randevu durumunu izler. Kişi ulaşılamadıysa deneme sayısı ve sonraki adım klinik politikasına göre kaydedilir.
İşlem sonrası standart operasyon mesajları, acil durumda başvurulacak kanal ve randevu bilgisi klinik onaylı içerikten gönderilebilir. Sistem tıbbi belirtiyi otomatik yorumlamaz; belirlenen riskli ifadeler yetkili sağlık ekibine eskale edilir.
Hizmet planındaki ücret, paket, ön ödeme, taksit, tahsil edilen ve kalan tutar yetkili kullanıcılarca izlenebilir. Teklif veya ücret bilgisi sürümlenir; indirim yetkisi rol ve onay sınırına bağlanır.
CRM finansal ana kayıt sisteminin yerini almak zorunda değildir. Ödeme, fatura ve cari bilgiler muhasebe veya ödeme sistemiyle ilişkilendirilebilir. Sağlık verisi finans kullanıcısına gereksiz biçimde açılmaz; finansal veri de klinik kullanıcıya ihtiyacından fazla gösterilmez.
Klinik performansı yalnızca randevu sayısıyla ölçülmemelidir. Talep kalitesi, geri dönüş hızı, uygun randevu, kapasite, iptal/no-show, kontrol ve hasta iletişimi birlikte değerlendirilir.
KPI tanımı, veri kaynağı ve sorumlu ekip açıkça belgelenir. Tıbbi sonuç veya hekim performansı, yalnızca operasyonel CRM verisine bakılarak yorumlanmaz.
Google Ads, sosyal medya formu, organik arama, yönlendirme ve çağrı gibi kaynaklar izinli ölçüm kurallarıyla CRM'e eklenebilir. Yönetim yalnızca formu değil; ulaşılan, uygun randevuya dönüşen ve iptal olan süreci kanal bazında görür. Kampanya verisi sağlık bilgisiyle gereksiz biçimde birleştirilmez; güncel sağlık reklamı mevzuatı ve platform politikaları ayrıca değerlendirilir.
Kullanılan sistemlerin API ve izin yapısına göre web sitesi, online randevu, WhatsApp, e-posta, çağrı merkezi, ödeme, muhasebe, e-fatura, e-imza, laboratuvar veya yetkili sağlık bilgi sistemleriyle entegrasyon değerlendirilebilir. Her bağlantıda veri amacı, alan sahipliği ve erişim yetkisi belirlenir.
Kuyruk, yeniden deneme, mükerrer işlem koruması, hata merkezi ve erişim logları bağlantının parçasıdır. Sağlık verisi içeren entegrasyonlar genel ticari entegrasyonlardan daha sıkı güvenlik ve mevzuat incelemesi gerektirir. Teknik yaklaşım için CRM Entegrasyonları sayfasını inceleyebilirsiniz.
Sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir. Hangi verinin hangi amaçla, hangi hukuki dayanakla, kim tarafından ve ne kadar süreyle işlendiği klinik yönetimi ve hukuk uzmanlarıyla belirlenmelidir. CRM yalnızca teknik kontrolleri sunar; hukuki uygunluğu tek başına garanti etmez.
Klinik personeli güvenli kullanım, ekran paylaşımı, ortak parola, mesajlaşma ve dosya gönderimi konularında düzenli olarak eğitilmelidir.
Excel, CSV veya uygun eski sistemlerdeki kişi, iletişim, randevu, hizmet, hekim, şube, açık görev ve izin verileri envanterlenir. Mükerrer kayıt, eksik kimlik, ortak telefon, serbest metin sağlık bilgisi ve geçersiz iletişim tercihi raporlanır.
Her veri aktarılmak zorunda değildir. Amaç, hukuki dayanak, saklama süresi ve yeni sistemdeki kullanım gereksinimi değerlendirilir. Örnek aktarım, alan eşleştirme, yetki testi ve kullanıcı kabulünden sonra tam geçiş yapılır; kaynak yedekleme ve geri dönüş planı korunur.
Görüşme özeti, talep konusu önerisi, çağrı kalite kontrolü, uygun geri dönüş taslağı, bilgi tabanında kaynaklı arama ve yönetici için anonimleştirilmiş operasyon özeti gibi alanlarda insan kontrollü AI özellikleri eklenebilir.
AI tanı koymaz, tedavi önermez, acil durumu tek başına sınıflandırmaz ve hekim kararının yerine geçmez. Sağlık verisinin harici modele gönderimi, veri işleyen ilişkisi, barındırma, açık amaç, erişim ve saklama açısından ayrıca değerlendirilir. Kaynak gösterme, güven eşiği, insan onayı ve hata bildirimi zorunlu tasarım unsurlarıdır.
Klinik web sitesinde kurum, hekim/uzman, yetkinlik, hizmet kapsamı, şube, iletişim, çalışma saatleri ve randevu süreci doğru ve güncel biçimde anlatılmalıdır. Yerel işletme bilgileri, harita profilleri ve site içeriği arasında tutarlılık güveni destekler.
Arama motorları ve yapay zekâ tabanlı yanıt sistemleri açık tanımları, kaynaklı uzmanlık bilgisini, anlaşılır SSS'leri ve yapılandırılmış veriyi daha kolay yorumlar. Kanıtlanamayacak başarı iddiaları, yanıltıcı önce/sonra anlatımı veya mevzuata aykırı sağlık reklamı kullanılmamalıdır. CRM'deki anonim operasyon soruları içerik planını besleyebilir; kişisel sağlık verisi hiçbir şekilde yayınlanmaz.
Fiyat yalnızca kullanıcı sayısıyla belirlenmez. Branş, şube, hekim/uzman, hizmet ve kaynak takvimi, talep kanalı, ön görüşme, belge/onam, ödeme, kontrol, veri aktarımı, entegrasyon, güvenlik ve destek kapsamı değerlendirilir.
| Kapsam | Değerlendirilen ihtiyaç | Projeye etkisi |
|---|---|---|
| Takvim | Hekim, şube, oda, cihaz, süre ve kural | Randevu motoru |
| İletişim | Web, telefon, mesaj, hatırlatma ve izin | Hasta adayı akışı |
| Operasyon | Ön görüşme, plan, belge, ödeme ve kontrol | Modül/iş akışı |
| Bağlantı | Web, ödeme, muhasebe ve sağlık sistemleri | Entegrasyon |
| İşletim | Güvenlik, eğitim, barındırma ve destek | Süreklilik modeli |
Gerçek talep, randevu, kaynak, belge ve takip akışını danışma, sağlık profesyoneli, finans, yönetim ve bilgi güvenliği sorumlularıyla inceler; seçilen hizmet veya şubede pilot çalıştırırız.
Hizmet, hekim programı, iletişim kuralı ve bağlı sistemler değişebilir. Destek modeli kullanıcı sorusu, hata/entegrasyon takibi, güvenlik güncellemesi, yedekleme ve geliştirme taleplerini önem seviyesine göre yönetir. Yeni kurallar test ortamında doğrulanır; sürüm ve geri dönüş planı korunur.
Sağlık dışındaki danışmanlık, eğitim, tesis ve hizmet rezervasyonları için Randevu ve Rezervasyon CRM çözümünü inceleyin.
Talep kanallarınızı, hekim ve kaynak takviminizi, belge/onam ve kontrol süreçlerinizi inceleyerek öncelikli modülleri, güvenlik yaklaşımını, pilot planını ve kliniğinize özel CRM teklifini hazırlayalım.
Copyright © 2016 - 2025 Tüm Hakları Saklıdır.
